Trabajar con PowerPoint

Trabajar con PowerPoint

A continuación voy a explicar como trabajar con la herramienta PowerPoint.

Al abrir PowerPoint nos aparece la hoja en blanco de la primera diapositiva y en la parte de arriba vemos todos los recursos y herramientas que nos ofrece el programa.

Esta primera diapositiva, nos permite escribir el título de nuestra presentación, gracias a sus cuadros de texto, que se pueden modificar, eliminar o insertar, pero eso lo veremos más adelante.

Para continuar con nuestra presentación deberemos agregar más diapositivas, esto lo podemos hacer desde Inicio, Nueva diapositiva, donde encontraremos varias opciones que nos ofrece en cuanto a distribución. Si no tenemos clara la distribución que queremos, podemos añadir una diapositiva En blanco e ir añadiendo aquello que mejor nos convenga.

Yo he elegido una diapositiva en blanco para el siguiente paso. Ahora vamos a insertar una imagen en nuestra diapositiva. Para ello, vamos a la pestaña Insertar y buscamos el icono de Imagen, pinchamos y en la ventana que nos aparezca, buscamos en nuestro PC la imagen que queremos insertar, la seleccionamos y Abrir. Cuando la tengamos dentro de nuestra diapositiva, podemos cambiar el tamaño, seleccionándola y estirando de alguna de sus esquinas o laterales, o bien, ajustando sus medidas en la pestaña de color fucsia Herramientas de imagen, Formato, en dos cuadrados que encontramos a la derecha de la pantalla.

Después, podemos darle un aspecto diferente a nuestra imagen desde Efectos de la imagen, donde podemos ponerle sombra, o como en este caso, darle un Giro 3D, en la pestaña que se abre, y simplemente con pasar el ratón por encima de los efectos que nos sugiere, podremos ver como queda la imagen sin necesidad de seleccionar ese efecto, pudiéndolo hacer cuando tengamos claro cual se adapta mejor a nuestra imagen. (Para que se vea el relieve a la imagen de muestra, le he añadido un Bisel, que hace que tenga grosor y no sea una imagen plana).

También podemos ser más precisos en las opciones de Efectos de la imagen, ya que al final de la pestaña que se abre con las sugerencias de giro, encontramos Opciones de giro 3D…, en este caso, que nos abre una nueva ventana en la que concretar más los niveles de giro.

*Esta ventana, además, cuenta con todas las opciones “avanzadas” del Formato de imagen.

Diseño de la imagen nos ofrece la posibilidad de mostrar una imagen combinada con texto. El funcionamiento en igual al del paso anterior.

En esta misma pestaña, Herramientas de imagen, Formato, encontramos el apartado Correcciones, en el cual podemos Ajustar nitidez o modificar el Brillo y contraste de nuestra imagen y, como anteriormente, bastará con pasar el ratón por encima de las sugerencias para comprobar el resultado en nuestra imagen.

El apartado Opciones de correcciones de imágenes… nos lleva de nuevo a la ventana Formato de imagen, esta vez al apartado de Correcciones de imágenes.

El apartado Color, ofrece, al igual que los anteriores varias sugerencias para el nuevo color de la imagen, que se pueden personalizar desde Opciones de color de imagen…, que nos lleva a la misma ventana que hemos visto antes.

En Efectos artísticos nos ofrece la posibilidad de darle efectos a nuestra imagen, efectos de lienzo, como si fuera una vidriera, un negativo… que también pueden ser escogidos de entre las sugerencias que muestra o personalizarlas desde Opciones de efectos artísticos… como en los casos anteriores.

Quitar fondo, podemos eliminar el fondo si necesidad de recurrir a otros programas. Seleccionamos el área  que deseamos eliminar (esta se guía por los colores del fondo, si aquello que queremos conservar tiene el mismo color, es posible que lo elimine. Esto se puede evitar utilizando la herramienta manual Marcar las áreas para mantener, con la que seleccionaremos aquellas partes que no queramos quitar).

A esta imagen podemos insertarle un hipervínculo, que nos llevará, al pinchar sobre esta imagen, al lugar que previamente le indiquemos. Para ello, en Insertar, buscamos la pestaña Hipervínculo, que para que se muestre visible necesita tener la imagen seleccionada. En la nueva ventana que nos aparece, podemos elegir el lugar donde queremos que vaya, puede ser un archivo de nuestro equipo o de una página web (Archivo o página web existente), a otra diapositiva dentro de este documento (Lugar de este documento), también podemos crear un nuevo documento al que hipervincular la imagen (Crear nuevo documento), o hacer que nos lleve a una dirección de correo (Dirección de correo electrónico).

*Los hipervínculos se pueden poner a todo tipo de imagen, incluso a las Formas que ofrece PowerPoint.

Las Formas son una especie de imágenes que podemos crear a partir de formas básicas, como la circunferencia o el rectángulo, pero también nos permite insertar un cuadro de texto. Para añadir una a nuestras diapositivas, buscamos de nuevo Insertar, Formas y elegimos  la que queramos para crear, por ejemplo un dibujo.

Yo he elegido un rectángulo con las esquinas redondeadas. En la pestaña Herramientas de dibujo/Formato podemos cambiarle el color del contorno y el de relleno o, en el caso, quitar ambos y dejar un cuadro transparente.

Esta imagen, podemos hacer que cobre vida, desde Animaciones encontramos una gran variedad de recursos para que nuestra imagen, aparezca o desaparezca, se mueva de un lado a otro, gire, parpadee, etc. además, podemos poner más de una animación a la misma imagen y editar como queremos que aparezcan gracias a la ventana Panel de animación. Además, las opciones que aparecen en Trayectorias de la animación, dibujarán un recorrido por donde ira nuestra imagen y Ruta personalizada nos permite dibujar a mano esa trayectoria.

*Después de elegir una animación, se activará Opciones de efectos, que nos permite cambiar los puntos de dirección y la forma que puede tomar, entre unos valores predeterminados.

Pero no sólo entran imágenes… también podemos poner vídeos en nuestra presentación. Desde Insertar, buscamos la opción Vídeo, y nos aparecerá una pestaña en la que podemos elegir el lugar de origen del vídeo: un archivo que tengamos guardado en nuestro PC (Vídeo de archivo…), un vídeo de internet (Vídeo desde sitio web…) en el que tenemos que copiar el código para insertar del sitio web, o desde las imágenes prediseñadas del propio programa (Vídeo de imágenes prediseñadas…).

Y también podemos poner sonidos, desde Insertar, en este caso Sonido, que se encuentra justo al lado del anterior, y elegimos el lugar de origen. En este caso podemos desde nuestro PC (Audio de archivo…), de los que ofrece el programa (Audio de imágenes prediseñadas…) y nos ofrece la posibilidad de grabar un audio que luego insertará PC (Grabar audio…).

La pestaña Diseño, permite elegir el diseño que caracterizará a nuestra presentación. Podemos elegir un diseño que automáticamente se implantará en todas las diapositivas. Y en Estilo de fondo podemos crear nuestro propio fondo a partir de, entre otras, las Texturas que ofrece PowerPoint o con imágenes nuestras, y hacer que se extienda a todas las diapositivas o nada más a una, incluso poner en cada diapositiva un fondo distinto.

Si la diapositiva que hemos elegido no era en blanco, podemos hacer que desaparezcan todos los cuadros de texto y demás elementos seleccionando la opción Ocultar gráficos de fondo.

Además, las opciones Colores y Fuentes, permiten cambiar los colores predeterminados que sugiere PowerPoint para personalizar nuestra plantilla y el tipo de fuente que se usará en toda la plantilla, para elegir uno basta con pasar el ratón por encima de los tipos de letra y nos mostrará como quedaría el texto que tenemos seleccionado. La opción Buscar tema nos facilita la tarea, ofreciéndonos la oportunidad de escoger una plantilla anteriormente creada o encontrada en internet; la encontramos al desplegar los diseños predeterminados que nos ofrece.

Las Transiciones son unos efectos que aparecerán en nuestra presentación al pasar de una diapositiva a otra. Para escoger una, pinchamos sobre la pestaña Transiciones y nos aparecerán las que nos ofrece. Al elegir una podemos cambiar alguna característica de la transición con Opciones de efectos así, si elegimos la que se abre como una cortina, por ejemplo, podremos cambiar la dirección de dentro hacia fuera o de fuera hacia adentro en posición horizontal o vertical.

También podemos configurar la Duración de la transición, si queremos que tenga algún Sonido, si queremos Aplicarlo a todo. Incluso la duración que tendrá esta diapositiva y si va a cambiar Después de: que transcurra un tiempo, o Al hacer clic con el mouse que responderá cuando nosotros pinchemos con el ratón durante la presentación de las diapositivas.

En la pestaña Presentación con diapositivas, tenemos la opción de revisar nuestro trabajo viendo como quedaría la presentación, pudiendo elegir comenzar Desde el principio o Desde la diapositiva actual, que la empezará desde la diapositiva en que nos encontremos en ese momento. En Ensayar intervalos podemos hacer pruebas de cuanto ha de durar cada diapositiva y así grabarlo para que, en el momento de tener que presentarla ante una audiencia, por ejemplo, no tengamos que estar pendientes de pasar una a una. Pero si lo que queremos es que la presentación vaya acompañada de una narración, podemos Grabar presentación con diapositivas y así, nos permite grabar mientras se realiza la presentación, esto puede ser útil para meter una narración.

Por último, si queremos que nuestra presentación quede guardada para que sea reproducida en cualquier parte sin necesidad de que la acompañen todos los archivos, enlaces y demás que le insertemos (como esas presentaciones que nos llegan a veces a través de nuestro correo electrónico), podemos guardar la presentación con la extensión ppt o pptx que nos permite Archivo, Guardar como, Tipo, Presentación con diapositiva PowerPoint. Aunque esta opción es conveniente reservarla para el último momento, ya que no permite modificaciones.